Comment trouver un lieu événementiel ?
Votre projet d’événement d’entreprise prend forme ? Vous avez déjà défini votre besoin ainsi que le budget de votre manifestation professionnelle ? Il est temps de passer à l’étape suivante, cruciale pour la réussite de votre soirée, séminaire ou team building : le choix du lieu événementiel. L’agence SMC Groupe partage avec vous les clés pour sélectionner le site idéal au regard de vos objectifs.
Déterminer le lieu parfait pour son événement professionnel
Choisir un cadre cohérent avec son image et son public cible
Le site de votre événement doit être pensé comme un outil de communication au service de votre entreprise. Il convient de choisir un cadre cohérent avec votre secteur d’activité, le message que vous souhaitez transmettre à votre audience et les bénéfices attendus. De plus, vos invités, qu’il s’agisse d’employés, de clients, de prospects et/ou de partenaires, doivent s’y sentir à l’aise. Organiser un team building dans un grand hôtel n’est ainsi pas forcément une idée pertinente. Pour ce type d’événements, des espaces propices aux activités fédératrices, comme une enceinte sportive ou des endroits plus insolites (studio d’enregistrement, salle d’arcade…) seront appropriés.
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Étudier la localisation et l’accessibilité
Il est important de sélectionner un lieu facile d’accès pour vos convives, par la route et en transports en commun. Les temps de trajet et la possibilité de se garer constituent également des éléments à analyser. On conseille habituellement de privilégier un endroit central. Si vous souhaitez organiser un événement d’entreprise à la campagne par exemple, il faudra disposer d’une solution pour acheminer les participants et faciliter leur retour.
Prévoir une capacité d’accueil adaptée à son projet
La taille et la configuration du lieu conditionnent également le succès de votre événement. Par exemple, pour une rencontre chaleureuse en petit comité, un boutique-hôtel cosy sera bien plus adapté qu’un hôtel d’affaires. Pour bien choisir son espace, il est indispensable de déterminer le nombre d’invités attendus ainsi que le type de rencontres ou de festivités que vous allez proposer. S’agit-il d’un événement assis, debout ou les deux ? Plusieurs salles sont-elles nécessaires ? Y a-t-il des animations prévues, une scène ?
L’événement est-il suivi d’un cocktail ? Répondre à ces questions permet de mieux cibler ses besoins.
Commencer ses recherches suffisamment tôt
Les délais sont parfois très longs pour louer un lieu. La disponibilité est variable d’un espace à l’autre. En règle générale, il faut compter deux à trois mois de délai de réservation. Quant aux lieux les plus recherchés (les très grandes salles par exemple), ils peuvent se réserver plus d’un an à l’avance.
Se rapprocher de plusieurs prestataires pour la location d’espaces événementiels
Préparer une feuille de route pour gagner du temps
Il convient de contacter plusieurs lieux afin de confronter les offres puis de négocier avec le prestataire retenu. Établir une feuille de route est une excellente méthode, car elle permet de lister tous les critères et de comparer plus facilement chaque site. Celle-ci mentionnera :
- le nombre maximum d’invités;
- les équipements fournis : mobilier, nécessaire pour le catering (machines à café, vaisselle, etc.), toilettes et régie nettoyage;
- les dispositifs techniques en place;
- les conditions d’installation et de démontage (horaires d’accès et libération des espaces);
- les possibilités d’animations;
- les prestations incluses (ménage, restauration, accueil, etc.);
- les espaces mis à la disposition des prestataires (vestiaires, bagagerie, cuisine, loge artiste…);
- l’autorisation de personnaliser la décoration;
- le respect des normes de sécurité et d’accessibilité;
- la nature de la location : exclusive ou partagée;
- le prix forfaitaire
Être attentif aux conditions générales de location
Lors du démarchage, il faut s’assurer d’obtenir toutes les informations nécessaires concernant les conditions incluses dans le contrat. La location est-elle nue ? Certains prestataires sont-ils imposés (traiteur, personnel d’accueil par exemple) ? Concernant les conditions de règlement : à quel pourcentage du prix final s’élève l’acompte ? Quand faut-il régler le solde ? Nous vous rappelons qu’il est toujours possible de négocier. Le prestataire doit également indiquer les conditions d’annulation. Par exemple, est-il possible de réduire sans frais le nombre de chambres réservées, et ce jusqu’à combien de temps avant l’événement ?
Vérifier chaque critère lors de la visite des lieux
Par principe, on ne signe pas de devis avant d’avoir visité les locaux qui accueilleront l’événement d’entreprise. Une fois sur place, tous les éléments notés dans la feuille de route seront vérifiés. Il faudra de plus :
- contrôler la qualité des équipements;
- vérifier que l’agencement des espaces est conforme au type de soirée ou d’animations que vous proposez (scène suffisamment visible par exemple);
- visiter la totalité du lieu, sanitaires et parking compris.
Lieu événementiel : faire appel à une agence pour être sûr de faire le bon choix
Le choix d’un lieu pour un événement professionnel s’avère souvent chronophage et peut réserver, parfois, quelques mauvaises surprises. Confier cette mission à une agence spécialisée, c’est la garantie de faire appel à des professionnels du métier. Expert de l’événementiel, SMC Groupe travaille avec un réseau de prestataires sûrs, disposant de lieux d’une grande diversité, du plus classique au plus surprenant, afin de répondre à votre besoin précis. Nous étudions ensemble vos attentes, vos nécessités techniques et vos objectifs ; Nous vous apportons tous les conseils nécessaires en termes d’organisation et de configuration de salle et assurons ensuite la mise en œuvre de l’opération avec les prestataires et intervenants sur l’opération.
N’hésitez pas à contacter notre équipe pour trouver votre lieu événementiel !
Découvrez la suite de notre guide pour bien organiser votre événement d’entreprise : Comment trouver un traiteur événémentiel ?
