CoMMENT TROUVER LE BON prestatairE événementiel
Traiteur Événementiel : Comment faire le bon Choix ?
Comment trouver un traiteur événementiel ?
Avec le lieu et la technique, le traiteur fait partie des prestataires incontournables lorsque l’on organise un événement d’entreprise. Lors d’un séminaire, d’une convention, d’une soirée d’anniversaire ou de toute autre manifestation, des plats décevants, une nourriture en quantité insuffisante, un service qui n’est pas à la hauteur laisseront un goût amer aux invités… Et cela, quelle que soit la qualité de l’événement par ailleurs. Ce poste budgétaire est donc primordial ! Découvrez dès à présent nos conseils pour bien choisir son traiteur événementiel !
Adapter la prestation traiteur au format de l’événement
Les traiteurs événementiels ont besoin de connaître précisément vos besoins. Un cahier des charges clair permettra aux professionnels de la restauration de formuler une offre correspondant à vos attentes. Le thème et le style de l’événement, ainsi que les caractéristiques de votre cible, constituent des éléments indispensables pour définir une prestation traiteur adaptée.
Déterminer le type de restauration et de service le plus approprié
En premier lieu, il convient d’établir le type de restauration nécessaire : petit-déjeuner, déjeuner, dîner, plateaux-repas, goûter, pause… Le format est également un critère clé : repas servi assis, cocktail debout, buffet, de même que les éventuelles animations associées (show cooking, ateliers culinaires, dégustations…). Vos convives sont jeunes et votre événement aura lieu dans une ambiance décontractée ? Pourquoi ne pas insérer un food truck sur la prestation ?
De manière générale, un cocktail ainsi que des petites tables hautes réparties dans la salle favorisent les échanges entre les invités et permettent de multiplier les points de distribution. Un dîner assis avec service à table, de son côté, conduit les participants à se détendre et à profiter d’un repas copieux. Quant au choix entre tables rectangulaires, ovales ou rondes, il aura un impact sur le style mais aussi sur la qualité des échanges entre convives. Il faut l’évaluer selon le lieu, le thème et l’espace disponible.
Dans tous les cas, le personnel doit être irréprochable : maîtres d’hôtel, serveurs et barmans doivent être en nombre suffisant et assurer un service fluide tout au long de l’événement. Il est donc important de veiller à ne pas rogner sur le budget consacré au personnel.
Faire un choix cohérent pour le menu
La composition des plats, de même que la décoration et l’art de la table, doivent correspondre au concept et à la thématique de l’événement. Il peut s’agir d’un dîner sur le thème d’un pays ou d’une soirée anniversaire avec des mets et des ornements aux couleurs de l’entreprise par exemple. La restauration proposée lors de votre séminaire ou soirée doit également être cohérente avec la culture de l’entreprise. Le repas (tout comme les animations et le lieu événementiel) délivre en effet un message à vos convives. Par exemple, un menu composé à partir de produits biologiques, servi dans des contenants recyclables, témoigne des préoccupations environnementales de la société et de son engagement à réduire son empreinte carbone.
La tendance en restauration événementielle est de proposer une nourriture de saison, fraîche et saine.
➩ L’agence SMC Groupe travaille avec un réseau de traiteurs événementiels de qualité, en mesure de répondre à vos attentes.
Vérifier la qualité du traiteur événementiel
Il est indispensable d’avoir des garanties sur la qualité de la restauration et du service. Quelles sont les références du prestataire ? Dispose-t-il de son propre laboratoire de production ? D’où viennent les produits qu’il cuisine ? Les réponses à ces questions permettent de vérifier le sérieux et la fiabilité du traiteur. L’idéal est de choisir un prestataire engagé dans une démarche RSE (responsabilité sociale et environnementale). Un traiteur éco-responsable favorise souvent les circuits courts et met en place des mesures pour éviter le gaspillage alimentaire (don des surplus à des associations par exemple). Opter pour ce type de prestataire rassure vos convives sur l’éthique de votre entreprise et permet de s’inscrire pleinement dans le prolongement de votre propre politique dans ce domaine.
Le traiteur doit également être en mesure de s’adapter aux éventuelles intolérances alimentaires de certains de vos convives, en proposant un menu alternatif ou une option végétarienne par exemple. Enfin, il faut se réserver la possibilité de goûter les plats avant le jour J et de demander des ajustements. Certains prestataires proposent un déjeuner-test payant. C’est une option incontournable, que vous devez inscrire dans votre recherche de la prestation la mieux adaptée à vos besoins, que ce soit pour un événement raffiné avec dîner de gala ou un cocktail thématique.
Comparer les prix des prestataires et de leurs différentes gammes
D’une prestation traiteur à l’autre, le prix peut énormément varier… Il n’est pas toujours facile de s’y retrouver tant les solutions de restauration sont nombreuses, de même que les possibilités en termes de service et de décoration. Il est essentiel, d’une part, de prendre le temps de comparer les offres de plusieurs prestataires et, d’autre part, d’étudier les différentes formules proposées par un même fournisseur. Sachez que certains lieux événementiels imposent une liste de traiteurs.
Il convient d’obtenir des devis détaillés, incluant le mobilier, le personnel et l’art de la table (verrine, assiette…). Concernant les quantités, il est d’usage de compter entre 18 et 24 par convive pour un cocktail dînatoire. Il faudra s’assurer que les préparations choisies sont suffisamment copieuses. Il est donc vivement conseillé de prendre le temps d’échanger en amont avec le traiteur et de réaliser un testing avant le jour de l’événement.
Contrôler les prestations le jour J
La gestion de la soirée implique de valider l’ensemble des postes engagés à des moments clés de l’événement, comme le nombre de pièces servies, le détail des boissons consommées et la cave fournie en réserve. SMC assure le contrôle de la mise en place des prestations le jour J pour garantir à ses clients de bénéficier pleinement de la prestation achetée. Un travail essentiel pour éviter les mauvaises surprises pendant et après la prestation.
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Consultez la suite de notre guide consacrée à la prestation événementielle : Comment trouver un prestataire technique événementiel ?
